Tengo la suerte de que teletrabajo y gestiono mi jornada de una manera completamente flexible, y aunque siempre he considerado que era una persona con una buena gestión de su tiempo, me he dado cuenta de que “buena” es algo mejorable y que conseguir hacer las cosas de una forma más productiva me da algo que me gusta mucho: más tiempo.
Si durante el día consigo reducir el tiempo que empleo en determinadas tareas, consigo ganar tiempo de ocio y eso, amiga, es algo maravilloso. Uno de los últimos trucos que me ha llegado a las manos es la regla del toque y cuando comencé a usarla no sabía que conseguiría también que mi casa estuviera más ordenada que nunca.
Qué es la regla del toque
Se le llama en inglés “one touch” y fue concebida por la experta en productividad y CEO fundadora de la organización Clear Concept Inc, Ann Gomez. Y aunque se creo originariamente para aumentar la productividad trabajando, lo cierto es que se ha hecho popular porque es aplicable a muchos ámbitos de la vida, entre ellos mantener el orden en casa.
La regla del toque consiste en tomar como hábito procesar las tareas la primera vez que la "tocas" y se aplica a todas esas tareas pequeñas que van llenando nuestra lista de pendientes. Por ejemplo, responder a ese email justo después de leerlo por primera vez. Si nos comprometemos con esta regla, haremos las cosas de inmediato. Pero eso no significa que tengamos que dejarnos llevar por las interrupciones. Lo ideal es agrupar las tareas en bloques. Dedicar 30 minutos al día (solo treinta) a leer los emails y aplicar así ese único toque. Leemos un email, contestamos. Leemos otro email, contestamos. De esta forma agrupamos esas tareas diminutas y las hacemos en un solo bloque de tiempo.
Por qué funciona la regla del toque
Si hacemos las tareas pequeñas en el momento en que las vemos, evitamos alargar ese problema más tiempo. Tenemos una tarea pequeña delante, la vemos y la solucionamos en ese momento sin dar margen a revisar luego ni caer en el perfeccionismo tóxico. Decides de inmediato qué hacer con ella. La propia Ann Gomez afirma que en ocasiones nos quedamos atrapadas en la zona de "dedicar más tiempo al problema". Sin embargo, trabajar más horas no aumenta la productividad. ”Cuantos más proyectos intentamos abordar, más diluimos nuestro impacto”, afirmaba en LinkedIn.
Podemos aplicarlo a cualquier “notificación” que nos llegue como correos electrónicos, mensajes de texto, mensajes de Slack, mensajes de voz e incluso correo en papel. Cualquier cosa que llegue a su bandeja de entrada virtual o física. El truco consiste en empezar las cosas sólo cuando tengas tiempo para completarlas y a poder ser, como decíamos antes, en bloques que agrupen el mismo tipo de tareas.
Volvamos al ejemplo de los correos electrónicos. Antes de aplicar esa regla, leía emails a primera hora de la mañana y pensaba en ellos a lo largo del día. A las dos hacía una nueva revisión y contestaba. ¿Para qué? Podríamos pensar que estamos ordenando y priorizando, pero solo estamos perdiendo tiempo. Si recibimos 20 correos al día y empleamos 1 minuto en leer cada uno, pero esa tarea la hacemos dos veces, en lugar de 20 minutos, emplearemos 40, más el tiempo dedicado en contestar cada uno que puede ser un minuto más por email. En total una hora al día. Aplicando la regla del toque, esa tarea pasa de una hora a 40 minutos.
Esta sencilla regla está diseñada para ayudarte a concentrarte de forma rápida y a desprenderte de ella de forma también rápida porque en ocasiones las tareas sencillas nos llevan más tiempo del que realmente necesitan. Además de ahorrarnos tiempo, la regla del toque nos permite liberar la carga mental porque las tareas no se quedan en tu cerebro ocupando un espacio, sino que cuando te llegan, las finalizas. Cada vez que piensas en una tarea incompleta, pierdes energía mental, lo que disminuye aún más tu productividad.
Más usos de la “regla un toque”: orden en casa
Como te decíamos, es una regla que podemos aplicar en otros ámbitos como el de ordenar nuestra casa. Siguiendo la regla del toque guardamos el abrigo cuando llegamos a casa, evitando dejarlo en la silla (un toque) para luego colgarlo en el armario (segundo toque). O por ejemplo, guardando las cosas justo después de terminar con ellas. De esta forma mantenemos el orden simplemente evitando la procrastinación y luchando un poquito con la pereza.
Y te digo por experiencia que funciona porque el concepto es muy similar al de la regla de los dos minutos. Nos quitamos cosas de encima rápido y sin darnos cuenta, simplemente evitando posponerlas. Nunca he tenido la casa más ordenada que desde que sigo ambas reglas.
Fotos | Paquita Salas
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